Comunicar los Riesgos Efectivamente
Autor: NELSON JAVIER MARTINEZ ACOSTA
INTRODUCCION
En la actualidad las organizaciones deben tener muy claro a donde van, con que recursos cuentan, como se administra y que quieren lograr a mediano y largo plazo, esto implica que exista un gran reto. para la gerencia, es indispensable una buena administración de los recursos, metodologías y sobre todo una comunicación efectiva sobre los riesgos del proyecto de manera que los interesados estén siempre preparados.
Lo que intentare presentar en este corto ensayo es la importancia que tiene en la vida actual y en las organizaciones un buena comunicación efectiva sobre los riesgos en cualquier proyecto que se emprenda, es importante se conozca hacia donde se va y que riesgos existen, por lo cual es importante que se considere un análisis de las diferentes variables controlables y no controlables en caso de que estas no presenten el comportamiento esperado. Es importante que se realice un monitoreo y control a todo el proyecto en especial a los riesgos, para que de esta forma las organizaciones alcancen los objetivos planteados.
Antes de empezar con este corto documento es importante definir que es el riesgo de un proyecto para lo cual se puede considerar como un evento o condición incierta que de producirse, puede tener un efecto negativo o positivo en uno o más objetivos del proyecto como (alcance, cronograma, costo calidad). las decisiones y riesgos que he tomado en mi proyecto de vida.en cuanto a inversión del dinero han hecho que desarrolle siempre un presupuesto para gastos mensuales y otro para inversiones el cual en mi caso lo realizo anualmente pensando en invertir en finca raíz. Los riesgos siempre van a estar presentes en cualquier proyectos que se emprenda y se hace importante definir estrategias y tomar decisiones las cuales me han llevado a desarrollarme como persona y participar de varios proyectos a nivel personal y empresarial, sin un análisis de riesgos en aspectos como inversión, presupuesto, costos y gastos hay mucha incertidumbre, es ahí la importancia de analizarlos. Tener un proyecto de vida requiere de fijarse objetivos claros y alcanzables es ahí como un análisis y comunicación efectiva de “Los Riesgos”, pueden ser útil para cualquier persona en su vida familiar empresarial y de negocios, ya que le permite enfrentar con responsabilidad y perspectiva, desde varios punto de vista cada proyecto y ayuda a ser más sensato, en mi caso estos se comunican en familia y se buscan diferentes alternativas en caso de que alguno se materialice con el objetivo de encontrar el mejor camino para cumplir los objetivos que se han planteado.
El análisis y la comunicación de riesgos en mi caso es importante por traer tranquilidad y paz en mi vida . No tener un presupuesto puede colocar en riesgo la situación financiera e inclusive el hogar. La falta de una mala planeación financiera y de presupuesto puede hacer que se materialicen muchos riesgos y que esos sueños y planes solo queden en eso en planes. Es importante contar con un presupuesto para gastos y ahorro mensual en un periodo de tiempo concreto, no se debería confiar en que siempre se va a contar con un trabajo ahí que es importante que se analice cada uno de los riesgos para controlar ingresos y gastos.
La comunicación, en consecuencia puede ser de primer orden en la gestión de riesgo y/o prevención en la medida que contribuya a restablecer los nuevos canales de comunicación, en la práctica, no se aprovecha ese enorme potencial de la comunicación, tanto para identificarlos como para comunicarlos de manera adecuada y oportuna.
Un gerente de proyectos debe tener la habilidad para comunicar efectivamente los riesgos asociados al proyecto en el momento oportuno a los interesados, debe tener la capacidad manjar el lenguaje, de escribir de acuerdo a la audiencia hacerlo corto, claro y directo e interesante y lo mas importante con la verdad para que el mensaje sea efectivo, posteriormente se debe estar en la capacidad de anticiparse a las preguntas que pueden tener los interesados dependiendo de su enfoque o role, otro aspecto a considerar es que en un gran porcentaje del tiempo del Director del proyecto se insume en la comunicación, lo cual impacta en el éxito de muchos proyectos.
Muchas veces he participado en proyectos en donde no se cumplen los tiempos de entrega con los clientes y no se tiene claro un esquema de costos y pago de proveedores y después de abordar los proyectos no se evalúan los riesgos de estos, dando como resultado que muchos de ellos no dieron la rentabilidad esperada y otros que inicialmente se desarrollaron porque presentaban un buen margen de utilidad, ha sucedido todo lo contrario han dando perdida ya que no se hizo con responsabilidad un buen análisis de riesgos por cada tarea, personal asignado y duración de actividades. Cada proyecto debe ser analizado antes muy detalladamente desde el punto de vista financiero antes de comprometer recursos o realizar inversiones, para lo cual se deben revisar los costos y riesgos si estos se dan minuciosamente y luego evaluando los márgenes de utilidad y beneficios que se esperan al final del proyecto.
La siguiente reflexión del CEO de Amazon Jeff Bezos, fundador y gerente general de Amazon.com muestra lo importante de contar con una estrategia y metas claras en un proyecto.
“Cuando tengas 80 años, y en un momento tranquilo de reflexión, narrando sólo para ti la versión más personal de tu historia de vida, el relato que será más conciso y significativo será la serie de elecciones que hayas hecho. Al final, somos nuestras elecciones”.
A la frase anterior agregaría que somos nuestras elecciones pero debemos considerar y evaluar los riesgos de estas decisiones con inteligencia, siendo realistas, precavidos para que nuestras elecciones sean las mejores.
Es claro que en la vida se toman muchas elecciones y se asumen muchos riesgos pero desde el punto de vista financiero, se debe tomar la "mejor decisión" evaluando y considerando cada uno de los riesgos para que un proyecto sea mas rentable. La mayoría de gerentes de proyectos dedican su mayor esfuerzo a completar el proyecto a tiempo y a realizar seguimiento al cronograma, costos, presupuesto y se olvidan de lo importante el monitoreo y control de los riesgos para lo cual podrían apoyarse en metodologías de control de proyectos, en cada informe o reunión con el equipo de proyecto se debería destinar un tiempo a evaluar los riesgos y hacer las mediciones de avance con las técnicas y el concepto de "Valor Ganado" el cual permite medir el desempeño de un proyecto comparar la cantidad de trabajo planificado con la cantidad de trabajo real que se ha realizado, de esta forma se puede determinar a tiempo, si el trabajo va según lo previsto y dentro del presupuesto del proyecto y se podría evaluar los riesgos en los cuales estamos en el caso de que el proyecto este con un sobre costo o atrasado.
El control de un proyecto implica certificar o evaluar que se cumpla con los objetivos del mismo se debe entonces medir el progreso, revisar los riesgos, comunicar aquellos que ya no existan con el avance de las actividades y esto se debería realizar con una cierta periodicidad para identificar variantes con el fin de tomar acciones y no esperar que se incumpla con los plazos y por esta causa se puedan materialicen estos riesgos y se tengan problemas futuros con un sobrecosto en el proyecto.
Una acción de mitigación podría ser plantear una estrategia de respuesta a los riesgos, en la cual el equipo del proyecto pueda reducir en lo posible la probabilidad de ocurrencia o impacto de un riesgo esto ayudaría a mitigar problemas que se puedan presentar en el proyecto.
En ciertas ocasiones cuando se están identificado riesgos se puede confundir la causa como el riesgo y al contrario. un riesgo se diferencia de una causa ya que este es el evento que puede impactar el o los objetivo de un proyecto y la causa es lo que origina este riesgo si se materializa. Es importante considerar varios planes de respuesta a un riesgo ya sea si este es positivo o negativo la respuesta de mitigación debe cumplir con ciertos criterios que deben ser evaluados por los diferentes interesados para que este pueda ser efectivo.
Los riesgos que pueden ser amenazas para un proyecto pueden ser aceptados si el riesgo está en equilibrio o con el beneficio que puede obtenerse al tomarlo, a veces en un proyecto se puede acelerar las actividades asignando personal adicional para cumplir mas rápido con los tiempos, este podría ser un riesgo sino se cumplen los plazos, pero puede ser monitoriado para beneficiar los objetivos del proyecto, para tener éxito, las organizaciones deberian estar comprometidas a tratar la gestión de riesgos de forma proactiva y consistente durante todo el desarrollo del proyecto.
Los riesgos desconocidos no pueden gestionarse de forma proactiva, y una respuesta prudente del equipo del proyecto y el director de proyecto podría ser la de asignar una contingencia general contra esos riesgos en caso de que estos se materialicen con el objeto de preveer y lograr que se cumplan los objetivos planteados.
“Los riesgos pueden explicarse cómo dar respuestas efectivas, eficaces, eficientes y oportunas al desarrollo de un proyecto con el objeto de generar confianza a todos los interesados. Las claves de éxito para las empresas debería ser una mejora continua en tratar de reducir los riesgos en la planeación y realizar seguimiento y control efectivo por parte del equipo de proyectos.
Con todo lo anterior se debería realizar un plan detallado de costos y gastos, que establezca la secuencia de las acciones o actividades, los responsables y el cronograma para su realización, es ahí donde entra la gerencia de proyectos ya que se debe realizar un seguimiento y control a los resultados que se esperan y al presupuesto para asegurar que vamos por el camino correcto, y en caso contrario, realizar los ajustes o cambios que sean necesarios oportunamente en beneficio del proyecto.
Las empresas siempre van a estar en un ambiente abierto y complejo lo que hace que permanentemente estén adoptando nuevas estrategias productos y/o servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes, es recomendable evaluar y comunicar los riesgos oportunamente a los interesados de esta forma se pueden desarrollar proyectos en los cuales siempre se analice su impacto y riesgo.
Pensar es una actividad que realizamos todos los días, debemos centrarnos en pensar de forma estratégica con perspectiva en todas las dimensiones de la empresa como gerentes y en nuestra vida personal, quizás debamos preguntarnos lo siguiente, en dónde y cómo estamos ahora, hacia donde vamos o queremos estar, cuales son nuestros objetivos claves, cuales son los riesgos y que estrategias podemos hacer para llegar donde queremos estar, contar con una visión a largo plazo, preveer diferentes escenarios y riesgos de financiación o inversión puede ser un buen punto de partida y proporcionar una orientación hacia donde queremos finalmente estar.
Contar con un seguimiento y control de riesgos le permitirá a una empresa asegurarse de que las decisiones corresponden a los intereses a largo plazo. Sin una estrategia de comunicación efectiva de riesgos, las decisiones tomadas hoy podrían tener un impacto negativo en los resultados financieros futuros de ahí lo importante de definir bien los objetivos de comunicación de los riesgos del proyecto.,
Definir los objetivos estratégicos que la organización espera
lograr, son algunos de los retos que tiene la alta gerencia, para lo cual se
deben formular estrategias considerando el entorno interno y externo e
identificando claramente los riesgos y cuales son factores diferenciales o “know how” que se tiene para competir. Estas
decisiones son fundamentales para asegurar una mayor eficacia hacia el futuro,
la implantación de las diferentes estrategias hace que se desarrollen varias
iniciativas en donde se deben evaluar los riesgos en cada una de estas, generalmente estas alternativas se convierten en proyectos, planes o
programas los cuales requieren siempre de un presupuesto de costos y
gastos para su desarrollo es ahí en donde se requiere comunicar y hacer seguimiento efectivo a los riesgos asociados al proyecto el conocimiento de
los diferentes interesados sus habilidades, técnicas para evaluar estos son fundamentales para que se cumplan las estrategias planteadas.
Cada proyecto y estrategia genera un producto, servicio único y comprende las siguientes fases o procesos (inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre), un gerente de proyectos debe contar con las herramientas que permitan tener un control del (alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos del proyecto) para lo cual debe pensar y apoyarse de sistemas de monitoreo los cuales permitan mediante la definición de indicadores determinar cambios o desviaciones en el presupuesto de costos y gastos de los proyectos y de esta forma determinar si las estrategias planteadas a nivel de riesgos están contribuyendo a alcanzar las metas y objetivos de la organización de manera que se cumplan con las expectativas de rentabilidad financiera por la alta gerencia, accionistas e interesados.
Es necesario que el gerente realice un análisis
de riesgos con diferentes escenarios o planes de acción para así poder
determinar los posibles rumbos en caso de que alguno de ellos se materialice y ser partícipe de la selección de la mejor
estrategia para que la empresa pueda
adoptar y colocarla en práctica.
El
gerente de proyectos debería definir varias estrategias para cumplir con éxito
el desarrollo de un proyecto para comunicar los riesgos efectivamente dentro de las cuales se podrían considerar las
siguientes como las más importantes:
ü Involucrar temprano a los interesados.
ü Planificar la gestión de comunicaciones sobre el riesgo.
ü Escuchar a la audiencia.
ü Ser ético.
ü Integrar otras fuentes para evaluar Riesgos.
ü Cubrir las necesidades de los interesados.
ü Hablar en lenguaje adecuado y claro dependiendo de la audiencia.
ü Gestión de comunicaciones.
El propósito de la gestión de riesgos es minimizar la probabilidad y consecuencias de los riesgos negativos (o amenazas) y maximizar la probabilidad y consecuencias de los riesgos positivos(u oportunidades) identificados para el proyecto de tal forma que los objetivos se cumplan.
La gestión de riesgos depende en gran medida del conocimiento y apoyo de los interesados y algunas veces son ellos los que podrían descubrir mas riesgos, es importante que se considere los siguientes aspectos en el desarrollo de un proyecto:
- Identifique todos los riesgos conocidos del proyecto
- Realice una evaluación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto potencial del riesgo
- Cuantificar si es posible el costo en caso de que ocurran
- Crear planes de acción para gestionar los riesgos de alta prioridad
- Reconocer y gestionar los riesgos lo antes posible
- Realice seguimiento y control a los riesgos.
CONCLUSIONES
El análisis del comportamiento de los riesgos, permite a las personas y entidades ver su situación real, es importante tratar de implementar sistemas de medición que permitan evaluar cada uno de los riesgos. para lograr todos estos retos la alta gerencia debe identificar los ejes estratégicos y posteriormente definir unos planes de acción, la responsabilidad nuestra como gerentes de proyectos será la de realizar la unión entre las diferentes estrategias adoptadas por la empresa para el manejo y comunicación de los riesgos al el equipo de proyecto, de manera que se logre cumplir con los objetivos planeados en cuanto alcance calidad, tiempo presupuesto y calidad.
Por otro lado la importancia de un buen manejo de las comunicaciones y la gestión de riesgos nace de una buena planeación que se realice dentro de la organización, de la clara definición de sus objetivos; así como de fijar y limitar el alcance, otro aspecto muy importantes es el buen manejo que se le de al seguimiento y control de los riesgos en el proyecto. El control y manejo de los riesgos tiene como resultado que estos no pasen sin ser detectados y quedar sin ser gestionados, si se emplea bien puede existir una ganancia mayor para las organizaciones.
Un proyecto en donde no exista una comunicación efectiva puede tener consecuencias desastrosas, crea incertidumbre y esto puede generar muchos problemas y riesgos es fundamental que el Director de proyectos tenga las habilidades y herramientas técnicas para gestionar riesgos. En la practica se debe tener habilidades blandas ya que son un factor clave e importante para el éxito.
