viernes, 24 de octubre de 2014

Pensamiento Estratégico y la Gerencia de Proyectos

Pensamiento Estratégico y la Gerencia de Proyectos

Autor: NELSON JAVIER MARTINEZ ACOSTA

Antes de empezar con este corto documento me pregunte como la estrategia y las decisiones que he tomado han hecho parte de mi proyecto de vida. Las metas constituyen la parte más importante, de ahí que las estrategias y decisiones que he tomado en la vida me han llevado a desarrollarme como persona y participar de varios proyectos a nivel personal y empresarial, sin ellas no sabría qué hacer y me impulsan a luchar para alcanzarlas, tener un proyecto de vida requiere de fijarse objetivos claros y alcanzables el “pensamiento estratégico”, puede ser útil para cualquier persona en su vida familiar  empresarial y de negocios, ya que le permite enfrentar los retos de la vida y ayuda a ser más eficaz, ya que se pueden utilizar las fortalezas propias y encontrar el mejor camino para lograr los objetivos.

La siguiente reflexión del CEO de Amazon Jeff Bezos, fundador y gerente general de Amazon.com muestra lo importante de contar con una estrategia y metas claras en su proyecto de vida.

“Cuando tengas 80 años, y en un momento tranquilo de reflexión, narrando sólo para ti la versión más personal de tu historia de vida, el relato que será más conciso y significativo será la serie de elecciones que hayas hecho. Al final, somos nuestras elecciones”.   

 Para definir que es pensamiento estratégico, después de varias  definiciones me decidí por la siguiente:

“El pensamiento estratégico se pueda explicar cómo dar respuestas efectivas, eficaces, eficientes y oportunas a una concreta acción con el objeto de lograr los objetivos planteados”.

Si se enfoca a una organización podría ser “El pensamiento estratégico se pueda explicar cómo dar respuestas efectivas, eficaces, eficientes y oportunas a una concreta acción con el objeto de lograr éxito, satisfacer a los clientes y lograr que una organización cumpla su misión visión.

Las claves del pensamiento estratégico se pueden enmarcar en conocerse a sí mismo, conocer la empresa, conocer la competencia, mis debilidades, fortalezas  el entorno donde se desarrolla la actividad, las amenazas que se pudieran presentar en el futuro en contra de nuestros objetivos.

Con todo lo anterior debemos realizar un plan detallado, que establezca la secuencia de las acciones o actividades, los responsables y el cronograma para su realización, y este se convierte en el origen de un proyecto y es ahí donde entra la gerencia de proyectos ya que se debe realizar un seguimiento y control a los resultados que se esperan para asegurar que vamos por el camino correcto, y en caso contrario, realizar los ajustes o cambios que sean necesarios oportunamente.

Una de las causas de la poca productividad en Colombia quizás sea que no exista una visión a largo plazo y un plan estratégico para desarrollar proyectos generadores de nuevas ideas, el hacer las cosas de manera diferente y dedicarnos a lo que sabemos hacer podría ser el factor determinante para ser competitivos a nivel mundial.

Ahora que puede ser la estrategia “La estrategia  se puede considerar en  hacer las cosas de manera diferente con perspectiva

La siguiente reflexión enseña como ver las cosas de manera diferente que me gustaría compartir y con la cual me identifico y dice: “Este es un homenaje a los locos. A los inadaptados. A los rebeldes. A los alborotadores. A las fichas redondas en los huecos cuadrados. A los que ven las cosas de forma diferente. A ellos no les gustan las reglas, y no sienten ningún respeto. Puedes citarlos, discrepar de ellos, glorificarlos o villanizarlos. Casi lo único que no puedes hacer es ignorarlos. Porque ellos cambian las cosas. Son los que hacen avanzar al género humano. Y aunque algunos los vean como a locos, nosotros vemos su genio. Porque las personas que están lo suficientemente locas como para pensar que pueden cambiar el mundo… son quienes lo cambian”.- Steve Jobs, Think Different (1997)”

La clave del éxito Jobs fue la innovación y las estrategias de mercado que lograron que Apple lograra reinventar productos que ya existían en el mercado haciendo que los consumidores piensen que jamás habían visto algo similar.

Las empresas siempre van a estar en un ambiente abierto y complejo lo que hace que permanentemente estén en un estado de incertidumbre para lo cual se deben adoptar estrategias de conocimiento del entorno para satisfacer las necesidades es ahí donde es importante conocer el objeto, misión y visión de la organización.

En pocas palabras la  misión de una empresa consiste en definir el propósito de la misma y la visión hacia donde queremos estar en un largo plazo, por otro lado es bien importante definir unos objetivos estratégicos con los cuales se puedan determinar los logros a futuro que se desean.

Pensar es una actividad que realizamos todos los días, debemos centrarnos en  pensar de forma estratégica con perspectiva en todas las dimensiones de la empresa como gerentes y en nuestra vida personal quizás debamos preguntarnos lo siguiente, en dónde y cómo estamos ahora, hacia donde vamos o queremos estar, cuales son nuestros objetivos claves y que estrategias podemos hacer para llegar donde queremos estar, conocer la misión y visión a largo plazo, puede ser un buen punto de partida, realizar un análisis de debilidades y oportunidades apoyándonos con herramientas como las matrices DOFA, EFAS, IFAS, ERIC y análisis como PESTEL, PORTER y BCG, nos pueden dar un mapa estratégico del entorno y potencial de la empresa en el cual nos encontramos y proporcionar una orientación hacia donde queremos finalmente estar.

Contar con una estrategia le permitirá a una empresa asegurarse de que las decisiones  corresponden a los intereses a largo plazo. Sin una estrategia, las decisiones tomadas hoy podrían tener un impacto negativo en los resultados futuros de ahí lo importante de definir bien los objetivos estratégicos.

Definir los objetivos estratégicos que la organización  espera lograr, son algunos de los retos que tiene la alta gerencia, para lo cual se deben formular estrategias considerando el entorno interno y externo e identificando que factor diferencial o “know how” se tiene para competir, o si por el contrario nos encontramos en un escenario océano azul en donde nuestra innovación haga que no sea de preocupación nuestra competencia.

El proceso de la formulación estratégica debe considerar los siguientes aspectos (Evaluación de desempeño actual, análisis ambiental, análisis de la industria, análisis de la compañía, análisis FODA, opciones de estrategia, evaluación.

Identificar los ejes estratégicos o planes de acción son decisiones fundamentales para asegurar una mayor eficacia hacia el futuro, la implantación de las diferentes estrategias hace que se desarrollen varias iniciativas en donde generalmente se convierten en proyectos, planes o programas los cuales requieren de un gerente de proyectos para desarrollar y motivar estas iniciativas a todos los niveles de la organización  e interesados y es ahí en donde se requiere el conocimiento del negocio y las habilidades técnicas y de academia para satisfacer la incertidumbre y de esta forma se cumplan las estrategias planteadas.

Con base en la selección de los factores claves del éxito de más alto impacto se realiza el análisis DOFA, que consiste en relacionar oportunidades, amenazas, fortalezas y  debilidades,  preguntándose cómo convertir una amenaza en oportunidad, cómo aprovechar una fortaleza, y cómo anticipar una  amenaza y prevenir el efecto de una debilidad.

Cada proyecto y estrategia genera un producto, servicio único y comprende las siguientes fases o procesos (inicio, planificación, ejecución, monitoreo,  control y cierre), un  gerente de proyectos debe contar con la herramientas que permitan tener un control del (alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos) para lo cual debe pensar de forma  estratégica y apoyarse de sistemas de monitoreo los cuales permitan mediante la definición de indicadores determinar cambios o desviaciones en los proyectos y de esta forma determinar si las estrategias planteadas están contribuyendo a alcanzar las metas y objetivos de la organización de manera que se cumplan las expectativas de la alta gerencia, accionistas e interesados.

La responsabilidad como gerentes de proyectos será la de realizar la unión entre las diferentes estrategias adoptadas por la empresa y el equipo de proyecto, de manera que se logre cumplir con los objetivos planeados para lo cual el gerente del proyecto debe contar con las siguiente destrezas tales como liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, conocimiento y habilidades de negociación y quizás una de las cualidades más importante “ser buena persona”.

Es necesario que el gerente realice un análisis de los potenciales escenarios o planes de acción para así poder determinar los posibles rumbos y ser partícipe de la selección de la mejor estrategia que la empresa pueda adoptar para colocarla en práctica.

Otra responsabilidad del gerente del proyecto para que se cumplan las estrategias de la empresa sería la de identificar los interesados del proyecto, evaluando sus necesidades y expectativas con una visión a largo plazo, es por eso que se dice que el éxito de una organización se mide por la satisfacción que tengan los grupos de interés, por otro lado se debe conocer los factores ambientales los cuales pueden influir en el desarrollo del proyecto como la estructura distribución geográfica, recurso humano y las condiciones del mercado.

 El gerente de proyectos debería definir varias estrategias para cumplir con éxito el desarrollo de un proyecto dentro de las cuales se podrían considerar las siguientes como las más importantes:

ü  Alcance.

ü  Gestionar el trabajo del proyecto.

ü  Controlar el trabajo del proyecto.

ü  Controlar los cambios.

ü  Gestión del tiempo del proyecto.

ü  Gestión de costos del proyecto.

ü  Gestión de calidad del proyecto.

ü  Gestión de recursos humanos.

ü  Gestión de las comunicaciones.

ü  Gestión de riesgos.

ü  Gestión de adquisiciones.

ü  Gestión de interesados.


El desempeño global de la empresa, por lo general se mide con los volúmenes de ventas, volúmenes de producción, gastos, costos, utilidades, utilización del capital, retorno sobre la inversión, El balance de ganancias y pérdidas ofrece una visión resumida de la situación de la empresa en un determinado periodo. Al comparar los balances de los periodos anteriores, se pueden verificar las variaciones y detectar las áreas que necesitan mayor atención por parte de la administración esta información es útil para el gerente para definir las estrategias.



El análisis de ROI, sirve para que la empresa evalúe sus diferentes líneas de productos e identifique en donde está siendo empleado el capital con mayor eficiencia, esto permite identificar los productos más rentables para la organización, así como mejorar los otros que están aportando negativamente información que es de vital importancia para definir los planes de acción.



Utilizar herramientas como el Balanced scorecard permiten contar con un sistema de control estratégico el cual utiliza indicadores de desempeño claves en la organización, estos se construyen balanceados en Costo, Calidad y Tiempo los cuales permiten monitorear el cumplimiento de los objetivos estratégicos.



 Existe un mensaje y una lección de vida que nos deja Steve Jobs acerca del pensamiento estratégico y de ver las cosas de manera “diferente” que me gustaría compartir.

“Discurso Steve Jobs en la ceremonia de graduación en la Universidad de Stanford, 2005”

Pensar que estaré muerto pronto es la herramienta más importante que he tenido, pues me ha ayudado a tomar las grandes decisiones de mi vida.

Casi todo las expectativas externas, todo el orgullo, todo el miedo a hacer el ridículo o a fracasar desaparece de cara a la muerte y queda lo que es realmente importante.

Recordar que vas a morir es la mejor manera que hay para evitar caer en la trampa de pensar que tienes algo que perder.

Ya estás desnudo. No hay razón para no seguir tu corazón.

Tu tiempo es limitado. No lo desperdicies viviendo la vida de otra persona.

No te dejes atrapar por el dogma de vivir con lo que resulta de los pensamientos y las ideas de otros.

No permitas que el ruido de las opiniones de los otros silencie tu voz interior.

Tu trabajo va a llenar gran parte de tu vida y la única forma de estar realmente satisfecho es hacer lo que consideras es un gran trabajo.

La única forma de hacer un gran trabajo es amar lo que haces.

Si no lo has encontrado aún, sigue buscando. No te conformes.

Como todo lo que tiene que ver con el corazón, te darás cuenta cuando lo encuentres.

Así como sucede con cualquier relación trascendente, se pone mejor y mejor con el paso de los años.

Sigue buscando hasta que lo encuentres. No te detengas.

Conclusión

Pensar con perspectiva y de forma diferente hace avanzar al género humano en busca de respuestas el “pensamiento estratégico” muestra todas las dimensiones de una empresa, para lograr todos los retos que tiene la alta gerencia se debe identificar los ejes estratégicos y posteriormente definir unos planes de acción, la responsabilidad como gerentes de proyectos será la de realizar la unión entre las diferentes estrategias adoptadas por la empresa y el equipo de proyecto, de manera que se logre cumplir con los objetivos planeados en cuanto alcance calidad, tiempo y presupuesto.




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