jueves, 23 de abril de 2015

Costos y Presupuestos

Costos y Presupuestos

Autor: NELSON JAVIER MARTINEZ ACOSTA

INTRODUCCION

En la actualidad las organizaciones deben tener muy claro a donde van, con que recursos cuentan, como se administra y que quieren lograr a mediano y largo plazo, esto implica que exista un gran reto para la gerencia, es indispensable una buena administración de los recursos y metodologías o mecanismos que permitan medir el desempeño de un proyecto en su ejecución y si este al final presento un sobrecosto el cual afecta la rentabilidad esperada por la gerencia.

Lo que intentare presentar en este corto ensayo es la importancia que tiene en la vida actual y en las organizaciones un buen presupuesto  en donde se conozca hacia donde se va, por lo cual es importante que se considere un análisis de las diferentes variables controlables y no controlables en caso de que estas no presenten el comportamiento esperado.  Es importante que se  realice un monitoreo y control de este, para que de esta forma las organizaciones alcancen los objetivos planteados.


Antes de empezar con este corto documento me pregunte como las decisiones que he tomado en cuanto el dinero han hecho que desarrolle siempre un presupuesto uno para gastos mensuales y otro para inversiones el cual en  mi caso lo realizo anualmente pensando en invertir en finca raíz, lo cual hace parte de mi proyecto de vida. El presupuesto se hace importante para alcanzar las metas propuestas y constituyen la parte más importante, de ahí que las estrategias y decisiones que he tomado en la vida me han llevado a desarrollarme como persona y participar de varios proyectos a nivel personal y empresarial, sin un presupuesto de costos y gastos bien desarrollado no sabría qué hacer , tener un proyecto de vida requiere de fijarse objetivos claros y alcanzables es ahí como “Los presupuestos y costos”, pueden ser útil para cualquier persona en su vida familiar  empresarial y de negocios, ya que le permite enfrentar con responsabilidad desde el punto de vista financiero cada proyecto y ayuda a ser más eficaz con el dinero, ya que con un buen presupuesto se puede  encontrar el mejor camino para cumplir los objetivos.

El presupuesto en mi caso es importante por traer tranquilidad y paz en mi vida . No tener un presupuesto puede colocar en riesgo la situación financiera e inclusive  el hogar. La falta de un presupuesto puede hacer que esos sueños y planes solo queden en eso, planes. Es importante contar con un presupuesto para gastos y ahorro mensual en un periodo de tiempo concreto, no se debería confiar en nuestra memoria para controlar ingresos y gastos.

Muchas veces he participado en proyectos en donde no se cumplen los tiempos de entrega con los clientes y no se tiene claro un esquema de costos y pago de proveedores y después de abordar los proyectos se evalúan los costos, dando como resultado  que muchos de ellos no dieron la rentabilidad esperada y otros que inicialmente se desarrollaron porque presentaban un buen margen de utilidad y lo que ha sucedido es todo lo contrario  han dando perdida ya que no se hizo con responsabilidad el desarrollo de costos por cada tarea, personal asignado y duración de la actividad. Cada proyecto debe ser analizado antes muy detalladamente desde el punto de vista financiero antes de comprometer recursos o  realizar inversiones, para lo cual se deben revisar los costos minuciosamente y evaluar los márgenes de utilidad y beneficios que se esperan al final del proyecto.

La siguiente reflexión del CEO de Amazon Jeff Bezos, fundador y gerente general de Amazon.com muestra lo importante de contar con una estrategia y metas claras en un proyecto.

“Cuando tengas 80 años, y en un momento tranquilo de reflexión, narrando sólo para ti la versión más personal de tu historia de vida, el relato que será más conciso y significativo será la serie de elecciones que hayas hecho. Al final, somos nuestras elecciones”.   

Es claro que en la vida se toman muchas elecciones pero desde el punto de vista financiero (costos, gastos y presupuesto) se debe tomar la "mejor decisión" para que un proyecto sea mas rentable.  La mayoría de gerentes de proyectos dedican  su mayor esfuerzo a completar el proyecto a tiempo y a realizar seguimiento al cronograma y se olvidan de lo importante el monitoreo y control del presupuesto para lo cual podrían apoyarse en el concepto de "Valor Ganado" en donde si se tiene un buen esquema de costos y presupuestos, el método  permite  medir el desempeño de un proyecto compara la cantidad de trabajo planificado con la cantidad de trabajo real que se ha realizado, de esta forma se puede determinar si el trabajo va según lo previsto y dentro del presupuesto del proyecto.
 
El control de un proyecto implica certificar o evaluar que se cumpla con los objetivos del mismo se debe entonces medir el progreso con cierta periodicidad para identificar variantes con el fin de tomar acciones y no esperar que se incumpla con los plazos y por ende se tengan problemas futuros y de sobrecostos en el proyecto, el concepto de valor ganado es quizás el mas importante para un gerente de proyectos ya que permite medir la realidad del proyecto desde el punto de vista de costos y presupuesto.

La contabilidad de costos y la medición del valor ganado mencionado anteriormente, pueden determinar tomar decisiones muy importantes como seguir adelante con un proyecto o suspenderlo, por otro lado también nos sirve para minimizar los costos y de esta forma  aumentar la utilidad de cada proyecto. 

 
“Los costos y presupuestos se pueden explicar cómo dar respuestas efectivas, eficaces, eficientes y oportunas al desarrollo de un proyecto con el objeto de lograr que se cumplan los objetivos planteados y la rentabilidad esperada.

Si se enfoca a una organización podría ser “Los costos y presupuestos se pueden explicar cómo dar respuestas efectivas, eficaces, eficientes y oportunas al desarrollo de un proyecto con el objeto de generar la rentabilidad esperada, satisfacer a los clientes y lograr que la organización cumpla su misión visión.

Las claves de éxito para las empresas debería ser una mejora continua en tratar de reducir los costos de los productos y/o servicios. la planeación y el control del presupuesto deben ser funciones básicas de administración, seguimiento y control por parte del gerente de proyectos.

Los costos se pueden dividir en costos fijos y costos variables conocerlos puede ayudar a tomar decisiones importantes como identificar el precio mínimo de un producto y la cantidad de unidades mínima a producir. También podría determinar si la empresa cuenta con una estructura administrativa y de operación que permita ser mas rentable, los costos fijos no varían con relación al volumen de producción, mientras que los costos variables si, es ahí importante determinar el punto de equilibrio cuanto tengo que vender de un producto y/o servicio determinado para cubrir los costos fijos y variables, este calculo debería ser importante para la planificación inicial de una empresa.



Con todo lo anterior se debería realizar un plan detallado de costos y gastos, que establezca la secuencia de las acciones o actividades, los responsables y el cronograma para su realización,  es ahí donde entra la gerencia de proyectos ya que se debe realizar un seguimiento y control a los resultados que se esperan y al presupuesto para asegurar que vamos por el camino correcto, y en caso contrario, realizar los ajustes o cambios que sean necesarios oportunamente en beneficio del proyecto.


Una de las causas de la poca productividad en Colombia quizás sea que no exista una visión a largo plazo y un plan estratégico para desarrollar proyectos generadores de nuevas ideas los cuales involucran un presupuesto fijo y que se cumpla estrictamente, el hacer las cosas de manera diferente y  responsablemente cumpliendo y ajustándose al presupuesto podria ser el factor determinante para ser competitivos a nivel mundial.
 
Las empresas siempre van a estar en un ambiente abierto y complejo lo que hace que permanentemente estén adoptando nuevas estrategias productos y/o servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes, es ahí donde es recomendable contar con cifras claras y un presupuesto de inversión que permita a las organizaciones ser mas competitivas y puedan desarrollar proyectos mas rápidamente

Pensar es una actividad que realizamos todos los días, debemos centrarnos en  pensar de forma estratégica con perspectiva en todas las dimensiones de la empresa como gerentes y en nuestra vida personal, quizás debamos preguntarnos lo siguiente, en dónde y cómo estamos ahora, hacia donde vamos o queremos estar, cuales son nuestros objetivos claves y que estrategias podemos hacer para llegar donde queremos estar, contar con una visión a largo plazo apoyándonos en un presupuesto de gastos, preveer diferentes escenarios de financiación o inversión puede ser un buen punto de partida y proporcionar una orientación hacia donde queremos finalmente estar.

Contar con una estrategia financiera de costos y gastos le permitirá a una empresa asegurarse de que las decisiones  corresponden a los intereses a largo plazo. Sin una estrategia financiera, las decisiones tomadas hoy podrían tener un impacto negativo en los resultados financieros futuros de ahí lo importante de definir bien los objetivos estratégicos y apoyarse de un buen presupuesto.

 Definir los objetivos estratégicos que la organización  espera lograr, son algunos de los retos que tiene la alta gerencia, para lo cual se deben formular estrategias considerando el entorno interno y externo e identificando con que recursos financieros o de inversión se cuenta y cual es el factor diferencial o “know how” que se tiene para competir.  Estas decisiones son fundamentales para asegurar una mayor eficacia hacia el futuro, la implantación de las diferentes estrategias hace que se desarrollen varias iniciativas en donde generalmente se convierten en proyectos, planes o programas los cuales requieren siempre de un presupuesto de costos y gastos para su desarrollo es ahí en donde se requiere el conocimiento de los diferentes tipos de presupuestos  habilidades, técnicas y de academia para que se cumplan las estrategias planteadas desde el punto de vista financiero.
 
Cada proyecto y estrategia genera un producto, servicio único y comprende las siguientes fases o procesos (inicio, planificación, ejecución, monitoreo,  control y cierre), un  gerente de proyectos debe contar con las herramientas que permitan tener un control del (alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos) para lo cual debe pensar y apoyarse de sistemas de monitoreo los cuales permitan mediante la definición de indicadores determinar cambios o desviaciones en el presupuesto de costos y gastos de los proyectos y de esta forma determinar si las estrategias planteadas están contribuyendo a alcanzar las metas y objetivos de la organización de manera que se cumplan con las expectativas de rentabilidad financiera por la alta gerencia, accionistas e interesados.

Es necesario que el gerente realice un análisis de los potenciales escenarios financieros o planes de acción para así poder determinar los posibles rumbos y ser partícipe de la selección de la mejor estrategia desde el punto de vista financiero para que la empresa pueda adoptar y colocarla en práctica.

El gerente de proyectos debería definir varias estrategias para cumplir con éxito el desarrollo de un proyecto dentro de las cuales se podrían considerar las siguientes como las más importantes:

ü  Alcance.

ü  Gestionar el trabajo del proyecto.

ü  Controlar el trabajo del proyecto.

ü  Controlar los cambios.

ü  Gestión del tiempo del proyecto.

ü  Gestión de costos del proyecto.

ü  Gestión de calidad del proyecto.

ü  Gestión de recursos humanos.

ü  Gestión de las comunicaciones.

ü  Gestión de riesgos.

ü  Gestión de adquisiciones.

ü  Gestión de interesados.


El desempeño global de la empresa, por lo general se mide con los volúmenes de ventas, volúmenes de producción, gastos, costos, utilidades, utilización del capital, retorno sobre la inversión, El balance de ganancias y pérdidas ofrece una visión resumida de la situación de la empresa en un determinado periodo. Al comparar los balances de los periodos anteriores, se pueden verificar las variaciones y detectar las áreas que necesitan mayor atención por parte de la administración esta información es útil para el gerente para definir las estrategias a adoptar.

El análisis de ROI, sirve para evaluar si una inversión es rentable, comparada con otros proyectos u opciones de inversión. es importante  que una empresa evalúe sus diferentes líneas de productos e identifique en donde está siendo empleado el capital con mayor eficiencia, esto permite identificar los productos más rentables para la organización, así como mejorar los otros que están aportando negativamente información, esto es  de vital importancia para definir los planes de acción.

Utilizar herramientas como el Balanced scorecard permiten contar con un sistema de control estratégico el cual utiliza indicadores de desempeño claves en la organización, estos se construyen balanceados en Costo, Calidad y Tiempo los cuales permiten monitorear el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Conclusión

El análisis del comportamiento de los costos, permite a las personas y entidades ver su situación real, la reducción de los costos de una empresa no es necesariamente hacer recortes de personal, sino se trata de implementar  sistemas de medición que permitan mejorar  y disminuir costos, para lograr todos estos retos  la alta gerencia debe identificar los ejes estratégicos y posteriormente definir unos planes de acción, la responsabilidad nuestra como gerentes de proyectos será la de realizar la unión entre las diferentes estrategias adoptadas por la empresa y el equipo de proyecto, de manera que se logre cumplir con los objetivos planeados en cuanto alcance calidad, tiempo y presupuesto.


El presupuesto es el plan financiero estimado para un proyecto, para el cual se requiere administrar fondos. Este documento debe incluir los gastos en los que se prevé incurrir en un período de tiempo determinado, como también el ingreso que se generará durante el transcurso del proyecto. Es importante para un empresario que conozca y analice los costos de sus productos y/o servicios, ya que de esta forma se pueden evitar desviaciones con los costos reales. El presupuesto es un componente muy importante de la propuesta, ya que constituye la imagen financiera del proyecto. Un presupuesto puede contribuir en gran medida a la aprobación o rechazo del proyecto

Por otro lado la importancia de un presupuesto nace de una buena planeación que se realice dentro de la organización, de la clara definición de sus objetivos; asi como de fijar y limitar el alcance, otro aspecto muy importantes es el buen manejo que se le de a los recursos existentes. la contabilidad de costos es un control administrativo que tiene como resultado si se emplea bien una ganancia mayor para las organizaciones.